Was auf Sie zukommt, wenn Sie sich für Klarivo entscheiden

Sie unterschreiben den Softwarenutzungsvertrag und erteilen das SEPA-Mandat. Die ersten 30 Tage sind kostenfrei; danach beginnt die Verrechnung automatisch, sofern Sie nicht vorher kündigen.

Am selben oder nächsten Werktag melden wir uns und vereinbaren einen Termin von etwa 30 Minuten. Darin klären wir vier Dinge:

• Welche Ihrer Klienten sind Einnahmen-Ausgaben-Rechner
• Welche Kontonummern für Bank und Kassa in den Export sollen
• Welche Klienten zuerst umgestellt werden
• Wer in Ihrer Kanzlei die erste Ansprechperson ist

Mehr brauchen wir von Ihnen nicht. Es gibt nichts zu installieren, keinen Zugriff auf Ihre Kanzleisoftware, keine Beteiligung Ihrer IT.

Was wir tun

Wir legen Ihre Klienten an. Sie schicken uns eine Liste mit Firmenname, Adresse, E-Mail und — wo vorhanden — UID. Ein Export aus Ihrer Kanzleisoftware genügt. Wenn Adressen fehlen oder veraltet sind, sagen wir Ihnen vorher, bei welchen Klienten das der Fall ist. Es fällt niemand still hinten runter.

Was Sie tun

Die Liste schicken. Das ist der Teil, der Sie ungefähr eine Stunde kostet.

Es gibt keinen Schulungstermin.

Ihre Mitarbeiter bekommen einen Link. Dahinter liegt ein Video von fünf Minuten, in dem der gesamte Ablauf einmal gezeigt wird: Klient anlegen, mit Meldungen umgehen, am Monatsende exportieren. Darunter die häufigsten Fragen und ein vollständiges Handbuch zum Nachlesen — durchsuchbar, druckbar, ohne Login erreichbar.

Wenn in einem halben Jahr jemand Neues anfängt oder eine Urlaubsvertretung einspringt, schicken Sie denselben Link. Sie müssen niemanden einschulen, und wir müssen nicht nachschulen.

Das ist der Punkt, an dem Kanzleien sonst stehen bleiben. Deshalb übernehmen wir ihn.

Sie schreiben keine dreihundert E-Mails. Sie wählen in der Übersicht aus, welche Klienten eingeladen werden sollen, und klicken einmal. Bevor etwas hinausgeht, sehen Sie, wie viele Einladungen versendet werden und bei welchen Klienten eine Adresse fehlt.

Was Ihr Klient bekommt

• Eine E-Mail in Ihrem Namen, mit Ihrer Adresse als Absender
• Seine Zugangsdaten
• Eine persönliche Upload-Adresse, an die er Rechnungen einfach aus seinem Postfach weiterleiten kann
• Einen Link zu einer eigenen Hilfeseite für Klienten, mit eigenem Video, in acht Sprachen

Das Anschreiben liefern wir mit — in drei Fassungen: eine für den Regelfall, eine für Klienten, bei denen Sie ohnehin jeden Monat nachfragen müssen, und eine für große Mandate, die Sie lieber persönlich ansprechen. Sie setzen Ihren Briefkopf darauf und schicken es ab.

Sie sehen anschließend je Klient, ob die Einladung zugestellt wurde und ob er sich schon angemeldet hat. Wer nach zwei Wochen noch nicht drin ist, fällt Ihnen auf, ohne dass Sie danach suchen müssen.

Es gibt keinen Stichtag, ab dem Sie Ihren Klienten etwas verbieten müssen.

Acht Wochen lang laufen beide Wege parallel. Wer über Klarivo liefert, erfährt sofort, wenn an einem Beleg etwas fehlt. Wer weiterhin eine Mail schickt, erfährt es wie bisher — irgendwann. Der Unterschied spricht für sich, und die meisten wechseln von selbst.

Wir empfehlen, nicht alle Klienten gleichzeitig umzustellen. Beginnen Sie mit dem Fünftel, bei dem Sie ohnehin jeden Monat anrufen müssen. Dort ersetzt die Umstellung ein Gespräch, das Sie sowieso führen — sie schafft kein neues. Die pünktlichen Klienten können zwei Monate später folgen.

Was Ihre Klienten tun

Beleg fotografieren und hochladen, oder eine Rechnung aus dem Postfach an ihre Upload-Adresse weiterleiten. Ist etwas unvollständig, sehen sie sofort, was fehlt, und korrigieren es selbst. Sie können zu jedem Beleg einen kurzen Hinweis schreiben — „Privatanteil", „Bewirtung mit Kunde X" —, sodass Ihre Buchhaltung den Zusammenhang kennt, ohne nachfragen zu müssen.

Was Sie nicht mehr tun

Erinnern. Die Erinnerungen kommen aus dem System — sieben Tage, drei Tage und einen Tag vor dem Stichtag, und bei einem beanstandeten Beleg sofort, nach drei und nach sieben Tagen. In jeder Nachricht steht ein Link direkt zu dem Beleg, um den es geht.

Was Ihre Buchhaltung sieht

Eine Liste mit vier Farben.

• grün = geprüft und in Ordnung
• gelb = geprüft, mit einem Hinweis für Sie
• rot = liegt beim Klienten, nicht bei Ihnen
• grau = Prüfung läuft

Am Monatsende

Der Klient meldet, dass er fertig ist. Meldet er sich nicht, schließt das System zum vereinbarten Stichtag automatisch ab und sagt Ihnen, was offen geblieben ist. Sie lösen den Export aus und bekommen ein Paket: alle Belege, die Importdatei für BMD oder RZL, das Prüfprotokoll und bei Einnahmen-Ausgaben-Rechnern zusätzlich den Kontoauszug samt Zuordnungsverzeichnis.

Vier Fälle, die vorkommen, und was dann passiert.

Nach drei Monaten sehen Sie in Ihrem Dashboard, wie viele Ihrer Klienten tatsächlich liefern, wie viele Belege beanstandet wurden und wie viele Ihre Klienten selbst korrigiert haben, ohne dass jemand bei Ihnen angerufen hat.

Diese Zahl ist der eigentliche Maßstab. Nicht, wie viele Funktionen eine Software hat — sondern wie viel Arbeit gar nicht erst bei Ihnen entstanden ist.