Wissen für Kanzleien
Praxiswissen zu Belegprüfung, Umsatzsteuer und Kanzleiorganisation in Österreich.
Leitfaden: Belegprüfung für Steuerkanzleien
Rechtliche Anforderungen, häufige Fehlerquellen und Lösungsansätze – der vollständige Überblick mit allen Artikeln nach Themen sortiert.
Wie viele Arbeitsschritte braucht ein einzelner Beleg bis zur Buchung? Eine Bestandsaufnahme
Von der Annahme bis zur Buchung durchläuft ein einzelner Beleg mehr Arbeitsschritte, als in der Kanzlei sichtbar ist – und an jedem davon kann Zeit verloren gehen.
Bewirtungsbelege in der Kanzlei: Welche Angaben zählen – und warum es nicht immer nur die Hälfte ist
Eine Restaurantrechnung allein ist noch kein Bewirtungsbeleg. Und ob die Kosten zu 100, 50 oder 0 Prozent abzugsfähig sind, hängt nicht vom Betrag ab, sondern vom nachweisbaren Anlass.
"Wir merken es erst beim Abschluss": warum Belegfehler so spät auffallen
Ein Beleg wird erfasst, gebucht, abgelegt – und Monate später fällt der Fehler auf. Warum die Prüfung so spät passiert und was sich dadurch verändert.
Vier Wege, wie Kanzleien Belege annehmen – und was jeder wirklich kostet
E-Mail, Portal, Papier oder Mix – vier gängige Wege der Belegannahme in österreichischen Kanzleien im Vergleich, mit ihren jeweiligen versteckten Kosten.
Vorsteuer weg, drei Jahre später: sechs Belegfehler, die den Abzug kippen
Der Vorsteuerabzug wird oft erst bei der Betriebsprüfung versagt – Jahre nach der Buchung. Sechs Belegfehler, die dann regelmäßig auffallen, und warum sie im Moment der Ausstellung leichter zu beheben sind.
Der Beleg kommt per WhatsApp: warum jeder zusätzliche Kanal Sie Zeit kostet
Jeder zusätzliche Kanal, über den Belege ankommen, fühlt sich für den Mandanten praktisch an. Für die Kanzlei bedeutet er einen weiteren manuellen Eingang, der Zeit kostet und Belege verschwinden lässt.
Haftet die Kanzlei, wenn der Mandant unvollständige Belege liefert?
Der Mandant liefert lückenhaft, die Kanzlei bucht trotzdem. Wo die Verantwortung liegt, welche Rolle die Sorgfaltspflicht spielt und was dokumentiert werden muss.
Wenn der Mandant sagt "das habe ich doch geschickt" – und Sie beide recht haben
Der Mandant ist sicher, dass er die Belege geschickt hat. Die Kanzlei hat nichts. Meistens haben beide recht – und der Grund liegt im Eingangsweg, nicht beim Menschen.
Warum der BMD-Import scheitert: die 6 häufigsten Fehlerquellen beim Belegimport
Abgebrochene Importe, doppelte Buchungen, falsche Steuercodes: Die sechs Ursachen, an denen der Belegimport in BMD regelmäßig hängt – und wo sie tatsächlich entstehen.
Belegprüfung-Software für Steuerkanzleien: Was sie können muss – und woran man Qualität erkennt
Was Belegprüfung-Software leisten muss: Prüfung nach österreichischem Recht, Blockade an der Quelle, BMD/RZL-Export und Audit-Log. Die Kriterien im Überblick.
Kleinbetragsrechnung in Österreich: Was bei Rechnungen bis 400 Euro wirklich reicht
Bis 400 Euro brutto gelten reduzierte Rechnungsanforderungen. Was auf der Kleinbetragsrechnung stehen muss – und wo die Erleichterung nicht gilt.
Pflichtangaben auf Rechnungen in Österreich: Die vollständige Checkliste nach § 11 UStG
Welche Angaben eine Rechnung in Österreich enthalten muss: die vollständige § 11 UStG-Checkliste inklusive Sonderfälle – und warum Fehler trotzdem durchrutschen.
Rechnung in Fremdwährung erhalten: Mit welchem Kurs wird in Euro umgerechnet?
USD- oder CHF-Rechnungen müssen in Euro umgerechnet werden – zulässig sind BMF-Durchschnittskurs oder EZB-Referenzkurs. Der häufigste Fehler in der Praxis.
Doppelt eingereichte Belege: Wie Duplikate zu doppelt gezogener Vorsteuer führen – und wie man sie sicher erkennt
Derselbe Beleg als Foto und als PDF: Unentdeckte Duplikate führen zu doppelten Buchungen und doppelt gezogener Vorsteuer. Wie man sie zuverlässig erkennt.
Warum "Mandanten-Erziehung" bei fehlenden Belegen nicht funktioniert – und was stattdessen wirkt
Merkblätter und Erinnerungsmails wirken zwei Wochen, dann ist alles wie vorher. Der Grund ist die Anreizstruktur – und die lässt sich ändern.
Was kostet das Nachlaufen von Belegen eine Steuerkanzlei wirklich? Eine Rechnung
Mitarbeiter × Stunden × 4 × 80 €: Die Formel zeigt, was das Nachfassen fehlender Belege wirklich kostet – bei 250 Mandanten oft über 75.000 € jährlich.
Lücken in der Rechnungsnummernfolge: Was bei der Betriebsprüfung passiert – und wie Kanzleien sie vorher finden
Fehlende Rechnungsnummern sind ein klassisches Prüfungsthema. Warum Lücken entstehen und wie Kanzleien sie systematisch finden, bevor der Prüfer fragt.
Ab wann muss eine UID auf der Rechnung stehen? Die 400-Euro- und 10.000-Euro-Grenze in Österreich
Ab 400 Euro braucht die Rechnung die UID des Ausstellers, ab 10.000 Euro auch die des Empfängers. Was § 11 UStG verlangt und was bei Fehlern passiert.