Kleinbetragsrechnung in Österreich: Was bei Rechnungen bis 400 Euro wirklich reicht
Bei Rechnungen bis 400 Euro brutto genügen nach § 11 Abs 6 UStG reduzierte Angaben: Name und Anschrift des Ausstellers, Menge und Bezeichnung der Leistung, Tag bzw. Zeitraum der Leistung, Entgelt und Steuerbetrag in einer Summe, der Steuersatz und das Ausstellungsdatum. UID-Nummer und Empfängerdaten sind nicht erforderlich. Ab 400,01 Euro gelten die vollen Pflichtangaben – der häufigste Fehler in der Praxis sind Belege knapp über der Grenze ohne UID.
Was die Kleinbetragsregel erleichtert
Der Gesetzgeber verzichtet bei kleinen Beträgen auf die vollen Formvorschriften: Weder die UID des Ausstellers noch Name und Anschrift des Empfängers noch eine fortlaufende Rechnungsnummer sind bei Kleinbetragsrechnungen zwingend. Entgelt und Steuerbetrag dürfen in einer Summe ausgewiesen werden, solange der Steuersatz angegeben ist. Das macht Kassenbelege, Tankbelege und Bewirtungsbelege im Alltag praktikabel.
Was trotzdem auf dem Beleg stehen muss
Auch die Kleinbetragsrechnung braucht: Name und Anschrift des liefernden oder leistenden Unternehmers, Menge und handelsübliche Bezeichnung, Tag der Lieferung bzw. Leistungszeitraum, Entgelt und Steuerbetrag in einer Summe, den Steuersatz und das Ausstellungsdatum. Ein Beleg, auf dem der Steuersatz fehlt, ist auch als Kleinbetragsrechnung nicht vollständig.
Die 400-Euro-Kante: der häufigste Fehler
Der teuerste Irrtum passiert direkt an der Grenze: Ein Beleg über 420 oder 450 Euro brutto kommt im Kassenbon-Format daher – ohne UID des Ausstellers. Für den Vorsteuerabzug ist er damit formal mangelhaft, wird im Alltag aber wie ein Kleinbetragsbeleg behandelt und ungeprüft gebucht. Genau diese Fälle knapp über der Grenze sind es, die bei Prüfungen auffallen.
Wo die Erleichterung nicht gilt
Die Kleinbetragsregel gilt nicht für innergemeinschaftliche Lieferungen. Und sie ändert nichts an den übrigen Grundsätzen ordnungsgemäßer Belege: Ein unleserlicher, unvollständiger oder doppelt eingereichter Kleinbeleg bleibt ein Problem – nur eben ein kleines, das sich bei hunderten Belegen pro Monat zu einem großen summiert.
Häufige Fragen
Brutto – maßgeblich ist der Gesamtbetrag der Rechnung inklusive Umsatzsteuer.
Nein, eine fortlaufende Rechnungsnummer ist bei Kleinbetragsrechnungen nicht zwingend erforderlich.
Ja – der Steuerbetrag wird aus dem Bruttobetrag herausgerechnet, sofern der Steuersatz am Beleg angegeben ist.
Über eine automatische Belegprüfung beim Upload, die den Bruttobetrag erkennt und ab 400,01 Euro die vollen Pflichtangaben inklusive UID einfordert – zum Beispiel mit Klarivo.
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