Wie viele Arbeitsschritte braucht ein einzelner Beleg bis zur Buchung? Eine Bestandsaufnahme
Ein Beleg, der am Ende als einzelne Buchungszeile erscheint, hat in der Kanzlei typischerweise acht Arbeitsschritte durchlaufen: Eingang, Sichtung, Lesbarkeitsprüfung, Zuordnung zum Klienten, Belegart-Klassifikation, inhaltliche Prüfung, Erfassung und Kontrolle vor dem Import. Sichtbar wird für die Kanzleileitung meist nur der letzte Schritt – die Buchung selbst. Die Zeit, die in den Schritten davor steckt, wird selten gemessen, obwohl sie den größten Teil des Aufwands ausmacht.
Der Blick, der beim Buchungssatz endet
In der Kanzleileitung zählt am Monatsende meist eine Zahl: wie viele Belege verbucht wurden. Diese Zahl beschreibt aber nur den letzten sichtbaren Schritt in einer Kette, die für jeden einzelnen Beleg deutlich früher beginnt. Zwischen dem Moment, in dem ein Beleg irgendwo in der Kanzlei ankommt, und dem Moment, in dem er als Buchungszeile in BMD oder RZL steht, liegen mehrere Arbeitsschritte, die selten einzeln erfasst werden – weil sie in der Praxis ineinander übergehen und niemand sie eigens dokumentiert. Wer nachfragt, wie lange die Erfassung eines Belegs tatsächlich dauert, bekommt fast immer eine Schätzung für den letzten Schritt: das Eintippen in die Buchhaltungssoftware. Die Schritte davor – Sichten, Zuordnen, Prüfen – fließen in die allgemeine Bürozeit und verschwinden aus jeder Kalkulation.
Die Schritte im Einzelnen
In den meisten Kanzleien lässt sich der Weg eines Belegs in acht wiederkehrende Schritte zerlegen, auch wenn sie selten formal so benannt werden: 1. Eingang – der Beleg kommt per Mail, Portal, Foto oder Papier an. 2. Sichtung – jemand öffnet den Anhang oder das Kuvert und stellt fest, um welche Art von Unterlage es sich handelt. 3. Lesbarkeitsprüfung – ist der Betrag erkennbar, ist das Bild scharf genug, fehlt eine Seite. 4. Zuordnung zum Klienten – bei Sammel-Postfächern oder generischen Absendern nicht immer selbsterklärend. 5. Belegart-Klassifikation – Eingangsrechnung, Ausgangsrechnung, Kassa, Bankauszug. 6. Inhaltliche Prüfung – Pflichtangaben nach § 11 UStG, Nummernkreis, Dublette. 7. Erfassung – Eintippen oder Einlesen in die Buchhaltungssoftware. 8. Kontrolle vor Import – Stichprobe oder Vollprüfung vor dem BMD/RZL-Import. Jeder dieser Schritte kann bei einem einzelnen, sauberen Beleg wenige Sekunden dauern. Bei einem unklaren Beleg – unleserlich, falsch zugeordnet, mit fehlender UID – vervielfacht sich die Zeit an genau einer Stelle, während die übrigen Schritte gleich schnell bleiben.
Wo die Zeit tatsächlich verschwindet
In der Praxis konzentriert sich der Zeitaufwand nicht gleichmäßig auf alle acht Schritte, sondern auf zwei: Sichtung und inhaltliche Prüfung. Bei der Sichtung entscheidet sich, ob ein Beleg überhaupt zuordenbar ist – ein Scan ohne erkennbaren Absender oder ein Foto aus einem Sammel-Chat kostet hier deutlich mehr Zeit als ein sauber benanntes PDF von einem bekannten Lieferanten. Bei der inhaltlichen Prüfung entscheidet sich, ob der Beleg beim Import Probleme macht. Eine fehlende UID über der 400-Euro-Grenze, eine mögliche Dublette, ein Kassenbon, der eigentlich eine RKSV-signierte Eingangsrechnung ist – jede dieser Fragen verlangt einen zweiten Blick, der sich nicht automatisieren lässt, ohne dass jemand zuerst weiß, wonach er sucht. Die übrigen sechs Schritte laufen bei den meisten Belegen in wenigen Sekunden durch. Genau deshalb fällt es so schwer, den Gesamtaufwand realistisch einzuschätzen: Die schnellen Schritte prägen die Erinnerung, die zwei langsamen prägen die tatsächliche Stunde.
Warum Automatisierung meist am falschen Ende ansetzt
Viele Tools, die für die Belegerfassung beworben werden, setzen bei Schritt 7 an – dem Eintippen. Das ist der Schritt, der ohnehin am schnellsten geht. Die zwei teuren Schritte, Sichtung und inhaltliche Prüfung, bleiben unangetastet, weil sie Kontextwissen brauchen, das eine reine OCR-Erfassung nicht mitbringt: Wem gehört dieser Beleg, ist die UID über dem Schwellenwert vorhanden, wurde dieser Betrag schon einmal erfasst. Eine Verbesserung an dieser Stelle wirkt sich kaum auf den Gesamtaufwand aus, weil sie den ohnehin kürzesten Schritt weiter verkürzt. Wirksam wird eine Automatisierung erst dort, wo sie die Prüfschritte übernimmt oder zumindest vorstrukturiert – also bevor der Beleg überhaupt bei der Erfassung ankommt.
Was sich in der Praxis einfach nachvollziehen lässt
Ohne aufwendige Zeiterfassung lässt sich der eigene Engpass grob eingrenzen: Zwei Wochen lang bei jedem Beleg, der länger als eine Minute braucht, notieren, an welchem der acht Schritte er hängen blieb. In den meisten Kanzleien zeigt sich danach ein klares Muster – meist eine Kombination aus unklarer Zuordnung und fehlenden Pflichtangaben, seltener ein technisches Problem beim Import selbst. Dieses Muster ist die eigentliche Grundlage für die Entscheidung, wo eine Verbesserung ansetzen sollte: bei der Kommunikation mit den Mandanten, bei einer Vorprüfung vor der Erfassung, oder – seltener als vermutet – bei der Buchhaltungssoftware selbst.
Häufige Fragen
Am praktikabelsten ist eine einfache Strichliste über zwei bis vier Wochen: Bei jedem Beleg, der auffällig lange dauert, wird notiert, bei welchem der acht Arbeitsschritte er hängen blieb. Eine exakte Zeiterfassung pro Beleg ist in den meisten Kanzleien weder realistisch noch nötig, um den Engpass zu erkennen.
Erfahrungsgemäß Sichtung und inhaltliche Prüfung – also die Zuordnung eines unklaren Belegs zum richtigen Klienten und die Kontrolle auf Pflichtangaben, Dubletten und Nummernkreis-Lücken. Das reine Eintippen in die Buchhaltungssoftware ist meist der kürzeste, nicht der längste Schritt.
Sie reduziert den ohnehin kürzesten Schritt und wirkt sich dadurch kaum auf den Gesamtaufwand aus. Spürbar wird eine Verbesserung erst, wenn sie bei der Sichtung oder der inhaltlichen Prüfung ansetzt – also bevor der Beleg zur Erfassung kommt.
Weniger als oft angenommen. Ein unscharfes Foto verursacht ähnlich viel Nacharbeit wie ein unleserlicher Papierbeleg. Entscheidend ist nicht das Format, sondern ob Absender, Betrag und Pflichtangaben beim ersten Blick eindeutig erkennbar sind.
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