Was kostet das Nachlaufen von Belegen eine Steuerkanzlei wirklich? Eine Rechnung
Die Kosten des Belege-Nachlaufens lassen sich mit einer einfachen Formel beziffern: betroffene Mitarbeiter × Stunden pro Woche × 4 Wochen × interner Stundensatz (rund 80 €). Für eine Kanzlei mit etwa 250 Mandanten ergeben sich damit schnell über 6.000 € pro Monat bzw. über 75.000 € pro Jahr – für Arbeit, die auf keiner Honorarnote steht.
Die Formel
Betroffene Mitarbeiter × Stunden pro Woche und Person × 4 Wochen × 80 € interner Stundensatz = monatliche Nachlauf-Kosten. Die 80 € sind bewusst konservativ angesetzt: Sie umfassen Gehalt, Lohnnebenkosten und Gemeinkosten einer qualifizierten Buchhaltungskraft, nicht den Verrechnungssatz gegenüber Mandanten.
Drei typische Szenarien
Eine kleine Kanzlei mit rund 100 Mandanten, in der zwei Mitarbeiter je drei Stunden pro Woche nachfassen, kommt auf rund 1.920 € pro Monat – über 23.000 € im Jahr. Bei rund 250 Mandanten und vier betroffenen Mitarbeitern mit je fünf Stunden sind es 6.400 € monatlich, über 76.000 € jährlich. Größere Einheiten mit acht betroffenen Mitarbeitern überschreiten 150.000 € pro Jahr.
Warum diese Zahl auf keiner Auswertung auftaucht
Nachlauf-Zeit wird selten als eigene Tätigkeit erfasst. Sie versteckt sich in der allgemeinen Bearbeitungszeit der Mandate und wirkt dadurch wie ein Naturgesetz statt wie ein Kostenblock. Sichtbar wird sie erst, wenn man sie ausrechnet – und dann ist sie in der Regel die größte einzelne Ineffizienz der Kanzlei.
Was die Rechnung noch nicht enthält
Die Formel erfasst nur die reine Personalzeit. Nicht enthalten: Fehlbuchungen durch übersehene Duplikate, Haftungs- und Prüfungsrisiken durch unvollständige Ablagen, wieder geöffnete Monatsabschlüsse wegen Nachzüglern – und die Opportunitätskosten, denn jede Nachlauf-Stunde fehlt für verrechenbare Beratung. Die wahre Zahl liegt also über dem Formelergebnis.
Häufige Fragen
Nein – als Vollkostensatz (Gehalt, Lohnnebenkosten, Gemeinkosten) für qualifizierte Buchhaltungskräfte ist der Wert konservativ. Wer intern anders kalkuliert, setzt den eigenen Satz ein.
Teilweise und selten vollständig. In der Praxis bleibt der Großteil der Nachlauf-Zeit unverrechnet, weil sie schwer einzeln nachweisbar ist und die Mandatsbeziehung belastet.
Eine Woche lang erfassen, wie viel Zeit pro Person auf Nachfassen, Erinnerungen und Beleg-Klärungen entfällt, und in die Formel einsetzen.
Indem fehlerhafte und unvollständige Belege gar nicht erst in die Kanzlei gelangen, sondern beim Upload automatisch geprüft und blockiert werden – der Mandant korrigiert selbst, zum Beispiel mit Klarivo.
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