Belegprüfung-Software für Steuerkanzleien: Was sie können muss – und woran man Qualität erkennt
Belegprüfung-Software kontrolliert Mandanten-Belege automatisch beim Upload – auf UID-Pflichten, Pflichtangaben nach § 11 UStG, Duplikate, Sequenzlücken und rechnerische Richtigkeit – bevor sie in die Kanzleisoftware (etwa BMD oder RZL) gelangen. Die entscheidenden Qualitätskriterien: Prüfung nach österreichischem Recht, Blockade fehlerhafter Belege an der Quelle statt nachgelagerter Aufgabenlisten, keine falschen Freigaben und ein lückenloses Audit-Log.
Was Belegprüfung-Software macht – und was nicht
Belegprüfung-Software sitzt zwischen Mandant und Kanzlei: Jeder hochgeladene Beleg wird sofort geprüft, Fehlerhaftes wird blockiert und vom Mandanten selbst korrigiert. Sie ist bewusst keine Buchhaltungssoftware und kein BMD- oder RZL-Ersatz – gebucht wird weiterhin in der bestehenden Kanzleisoftware. Ihre Aufgabe ist es, dafür zu sorgen, dass dort nur noch sauberes Material ankommt.
Die entscheidenden Qualitätskriterien
Erstens: Prüfung nach österreichischem Recht – die 400-Euro- und 10.000-Euro-UID-Grenzen des § 11 UStG, nicht deutsche Vorschriften. Zweitens: Blockade an der Quelle – der fehlerhafte Beleg wird beim Mandanten gestoppt, nicht erst in der Kanzlei als Aufgabe einsortiert. Drittens: keine falschen Freigaben – kann eine Prüfung nicht sicher durchlaufen, muss der Beleg blockiert werden; ein fälschlich grünes Häkchen ist gefährlicher als gar keine Prüfung. Viertens: ein lückenloses Audit-Log, das jede Blockade und jede Begründung dokumentiert. Fünftens: Export im Format der eigenen Kanzleisoftware, für Österreich also BMD und RZL.
Der Unterschied zu OCR und Belegerfassung
Klassische Belegerfassung (OCR) liest Daten aus Belegen aus – sie beurteilt aber nicht, ob der Beleg vollständig und korrekt ist. Belegprüfung setzt eine Stufe davor an: Sie entscheidet, ob ein Beleg überhaupt angenommen wird. Erfassung ohne Prüfung bedeutet, dass Fehler nur schneller in die Buchhaltung gelangen.
Für welche Kanzleien sich das rechnet
Faustregel: Ab etwa 100 Mandanten mit laufender Buchhaltung übersteigt die monatliche Nachlauf-Zeit (Nachfassen fehlender Belege, Klären von UID- und Duplikatsfällen, Wiederöffnen abgeschlossener Monate) die Kosten einer Belegprüfung deutlich. Wer die eigene Zahl kennen will, rechnet: betroffene Mitarbeiter × Stunden pro Woche × 4 × 80 Euro interner Stundensatz.
Häufige Fragen
Erfassung liest Daten aus, Prüfung entscheidet über Annahme oder Blockade. Belegprüfung verhindert, dass fehlerhafte Belege überhaupt in die Kanzlei gelangen.
Ja, sofern sie für den österreichischen Markt gebaut ist – der Export muss in den Formaten von BMD bzw. RZL erfolgen. Genau das ist ein zentrales Auswahlkriterium.
In Österreich bewegen sich die Preise typischerweise im mittleren dreistelligen bis unteren vierstelligen Bereich pro Monat, gestaffelt nach Mandantenzahl. Klarivo etwa startet bei 490 Euro pro Monat mit vollem Funktionsumfang.
Meist nicht: Sie prüfen nach deutschem Umsatzsteuerrecht (§ 14 dUStG) und exportieren in DATEV-Formate. Österreichische Kanzleien brauchen die Prüfung nach § 11 öUStG und den Export nach BMD oder RZL.
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