Belege fotografieren: was Mandanten wissen sollten, damit das Foto in der Buchhaltung verwendbar ist
Ein Belegfoto ist in der Buchhaltung verwendbar, wenn der gesamte Beleg scharf, vollständig und ohne Verdeckung abgebildet ist – alle vier Ränder, alle Beträge, Aussteller, Datum und gegebenenfalls der QR-Code. Die häufigsten Probleme sind Unschärfe, abgeschnittene Ränder, Schatten, Falten und mehrere Belege auf einem Bild. Liegt die Rechnung bereits als PDF vor, ist das Weiterleiten des Originals besser als jedes Foto. Kanzleien sparen Rückfragen, wenn sie ihren Mandanten wenige, konkrete Regeln mitgeben und unbrauchbare Fotos sofort beim Eingang zurückweisen.
Warum Belegfotos so oft nicht reichen
Das Handyfoto ist für viele Mandanten der bequemste Weg, Belege an die Kanzlei zu schicken. Für die Buchhaltung ist es oft der unzuverlässigste. Fotografiert wird im Auto, an der Kassa oder abends am Küchentisch, meist schnell und ohne Kontrolle des Ergebnisses. Das Problem zeigt sich erst bei der Erfassung: Ein Betrag ist nicht lesbar, die Rechnungsnummer liegt außerhalb des Bildes, der Aussteller ist abgeschnitten. Dann beginnt die Rückfrage, oft Wochen nach dem Einkauf, wenn der Beleg selbst nicht mehr auffindbar ist.
Die sechs häufigsten Fehler
1. Unschärfe Verwackelt oder falsch fokussiert. Auf dem Handydisplay wirkt das Bild noch brauchbar, vergrößert sind Ziffern nicht mehr eindeutig. 2. Abgeschnittene Ränder Kopfzeile mit Aussteller und UID oder Fußzeile mit Summe fehlen. Gerade lange Kassenbons werden häufig nur teilweise fotografiert. 3. Schatten und Spiegelungen Der Schatten des Handys oder die Spiegelung einer Lampe liegt genau über dem Betrag. 4. Falten und Knicke Zerknitterte Bons, gefaltete A4-Rechnungen. Im Knick verschwinden einzelne Zeilen. 5. Mehrere Belege auf einem Foto Zeitsparend für den Mandanten, aufwendig für die Kanzlei: Belege müssen getrennt, zugeordnet und einzeln erfasst werden. Dabei geht leicht einer verloren oder wird doppelt erfasst. 6. Verdeckter QR-Code Bei Kassenbelegen aus einer Registrierkasse trägt der QR-Code die Daten der Signatur nach RKSV. Ein angeschnittener oder verdeckter Code ist nicht auslesbar.
Fünf Regeln, die Kanzleien ihren Mandanten mitgeben sollten
- Der ganze Beleg aufs Bild: Alle vier Ränder sichtbar, mit etwas Rand rundherum. Lange Bons notfalls in zwei Fotos, aber nie abgeschnitten. - Ein Beleg pro Foto: Auch wenn fünf Bons vom selben Tag sind. - Flach, hell, von oben: Beleg auf eine dunkle, ebene Fläche legen, bei Tageslicht oder gleichmäßigem Licht, Handy parallel zum Beleg. - Vor dem Absenden prüfen: Einmal ins Bild zoomen. Sind Betrag und Datum eindeutig lesbar, passt das Foto. - PDF statt Foto, wenn es eines gibt: Kommt die Rechnung per E-Mail, wird das Original-PDF weitergeleitet, nicht ausgedruckt und fotografiert. Mehr Regeln helfen erfahrungsgemäß nicht. Mandanten merken sich fünf Punkte, aber keine zweiseitige Anleitung.
Scanner-Apps und Kamera-Funktionen
Viele Smartphones und gängige Scanner-Apps erkennen Belegränder automatisch, richten das Bild gerade aus und verbessern den Kontrast. Das hilft, besonders bei Kassenbons. Zwei Einschränkungen bleiben: Die automatische Randerkennung schneidet bei langen oder geknickten Bons gelegentlich zu knapp ab, und starke Kontrastfilter können blasse Ziffern auf Thermopapier ganz verschwinden lassen. Für Kanzleien lohnt es sich deshalb, eine konkrete App oder Funktion zu empfehlen und deren Ergebnis einmal mit dem Mandanten durchzugehen, statt jedem Mandanten die Wahl zu überlassen.
Der beste Zeitpunkt für die Kontrolle
Jedes unbrauchbare Foto, das erst bei der Erfassung auffällt, erzeugt eine Rückfrage mit Verzögerung. Den geringsten Aufwand verursacht die Kontrolle im Moment des Hochladens: Ist ein Foto unscharf oder unvollständig, bekommt der Mandant sofort eine Rückmeldung, solange der Beleg noch vor ihm liegt. Das setzt voraus, dass Bildqualität und Vollständigkeit bereits beim Eingang geprüft werden, nicht erst in der Buchhaltung. Für die Kanzlei verschiebt sich damit die Arbeit vom Nachfragen zum Erfassen.
Häufige Fragen
Für die Erfassung in der Kanzlei ja, sofern der gesamte Beleg scharf und vollständig lesbar ist. Ob und wie lange zusätzlich das Papieroriginal aufzubewahren ist, sollte der Mandant mit seiner Kanzlei klären.
Wenn die Rechnung als PDF vorliegt, immer das Original-PDF. Es ist vollständig, scharf und maschinenlesbar. Ein Foto eines ausgedruckten PDFs ist in jeder Hinsicht schlechter.
Technisch ja, praktisch sollte man es vermeiden. Die Belege müssen in der Kanzlei wieder getrennt und einzeln zugeordnet werden, dabei entstehen leicht Lücken oder Doppelerfassungen.
Bei Belegen aus einer Registrierkasse enthält der QR-Code die Signaturdaten nach RKSV. Ist er vollständig abgebildet, lässt sich der Beleg maschinell auslesen und eindeutig zuordnen.
Passend dazu
Texterkennung liest Betrag, Datum und Rechnungsnummer in Sekunden aus. Welche Fehler dabei regelmäßig entstehen – und warum ein gelesener Beleg noch kein geprüfter Beleg ist.
Jeder zusätzliche Kanal, über den Belege ankommen, fühlt sich für den Mandanten praktisch an. Für die Kanzlei bedeutet er einen weiteren manuellen Eingang, der Zeit kostet und Belege verschwinden lässt.
Von der Annahme bis zur Buchung durchläuft ein einzelner Beleg mehr Arbeitsschritte, als in der Kanzlei sichtbar ist – und an jedem davon kann Zeit verloren gehen.