Fehlende Belege finden: welche Belege der Abgleich mit dem Kontoauszug nicht aufdeckt
Fehlende Belege werden in den meisten Kanzleien über den Kontoauszug gesucht: Zu jeder Abbuchung muss ein Beleg vorliegen. Diese Methode findet aber nur Belege zu Vorgängen, die über das betriebliche Bankkonto gelaufen sind. Bar bezahlte Einkäufe, betriebliche Ausgaben vom Privatkonto, einzelne Positionen einer Kreditkartenabrechnung, Zahlungen über Zahlungsdienstleister und gegenseitige Verrechnungen tauchen dort nicht oder nur als Sammelbetrag auf. Für diese Fälle braucht es eine zweite Kontrolle, die vom Beleg und nicht von der Zahlung ausgeht.
Wie fehlende Belege üblicherweise gesucht werden
Der Kontoauszug ist für die Kanzlei die verlässlichste Liste dessen, was beim Mandanten im Monat passiert ist. Jede Abbuchung und jeder Eingang wird einem Beleg zugeordnet. Bleibt eine Buchung ohne Beleg, geht eine Rückfrage an den Mandanten. Diese Methode funktioniert gut, und viele Programme automatisieren sie inzwischen weitgehend. Sie hat aber eine eingebaute Grenze: Sie kann nur fehlende Belege zu Vorgängen finden, die am Konto sichtbar sind. Was nicht über das betriebliche Bankkonto läuft, erzeugt auch keine offene Buchung, nach der jemand fragen würde.
Fünf Fälle, die am Kontoauszug nicht auffallen
1. Barzahlungen Der Einkauf im Baumarkt, das Parkticket, die Reparatur gegen Barzahlung. Das Geld geht aus der Kassa oder aus der Geldbörse des Unternehmers, am Konto ist nichts zu sehen. Fehlt der Beleg, fehlt er unbemerkt. 2. Betriebliche Ausgaben vom Privatkonto Vor allem bei Einzelunternehmern wird regelmäßig mit der privaten Karte bezahlt. Die Zahlung erscheint auf einem Konto, das die Kanzlei nicht sieht. Der Beleg kommt nur, wenn der Mandant selbst daran denkt. 3. Kreditkartenabrechnungen Am Bankkonto erscheint pro Monat eine einzige Abbuchung für die gesamte Kreditkartenabrechnung. Welche Einzelumsätze darin stecken, zeigt erst die Abrechnung selbst. Ohne diese Abrechnung lässt sich nicht feststellen, zu welchem Umsatz ein Beleg fehlt. 4. Zahlungsdienstleister und Sammelzahlungen Zahlungen über PayPal oder ähnliche Dienste und Sammelüberweisungen an Plattformen erscheinen am Konto als ein Betrag, hinter dem mehrere Vorgänge stehen. Das Bild ist ähnlich wie bei der Kreditkarte. 5. Verrechnungen ohne Geldfluss Werden eine Rechnung und eine Gutschrift desselben Geschäftspartners gegeneinander verrechnet, fließt nur die Differenz oder gar kein Geld. Die einzelnen Belege sind trotzdem erforderlich, am Konto hinterlassen sie aber keine eigene Spur.
Warum diese Lücke so lange unentdeckt bleibt
Bei allen fünf Fällen fehlt der Auslöser für eine Rückfrage. Eine offene Bankbuchung fällt beim Abgleich zwangsläufig auf. Ein fehlender Barbeleg fällt nur auf, wenn jemand weiß, dass es ihn geben müsste. In der Praxis zeigt sich das oft erst spät: wenn der Kassastand nicht zum gezählten Bestand passt, wenn beim Jahresabschluss Aufwände auffallend niedrig sind oder wenn der Mandant im Gespräch einen Einkauf erwähnt, zu dem nie ein Beleg eingegangen ist. Dann liegt der Vorgang Monate zurück, und die Nachbeschaffung ist entsprechend mühsam.
Vom Beleg her denken statt von der Zahlung
Der Kontoabgleich beantwortet die Frage: Zu welcher Zahlung fehlt ein Beleg? Für die beschriebenen Fälle braucht es die umgekehrte Perspektive: Ist der Beleg, der eingeht, vollständig, und passt der Belegbestand des Mandanten zu dem, was erwartbar ist? Konkret heißt das: - Kassa getrennt betrachten: Für Monate mit Barbewegungen sollte entweder ein vollständiger Kassabestand vorliegen oder eine ausdrückliche Bestätigung des Mandanten, dass es keine Barbelege gibt. Ein leerer Monat ohne Rückmeldung ist kein Nachweis. - Kreditkarten- und Zahlungsdienstleister-Abrechnungen als eigene Belegquelle behandeln: Die Abrechnung wird angefordert und Position für Position abgeglichen, nicht nur die Sammelabbuchung. - Privat bezahlte Ausgaben ansprechen: Mandanten, die erfahrungsgemäß privat zahlen, gezielt und regelmäßig danach fragen, statt auf Zufallsfunde zu warten. - Vergleich mit Vormonaten: Fehlen Belege eines Lieferanten, der sonst jeden Monat auftaucht, ist das ein Hinweis auf eine Lücke, auch ohne offene Bankbuchung.
Was sich am Eingang regeln lässt
Die Lücke lässt sich nicht vollständig schließen, weil die Kanzlei nicht sehen kann, was nie gemeldet wurde. Sie lässt sich aber deutlich verkleinern, wenn der Belegeingang zwei Dinge leistet: Belege, die ankommen, werden sofort auf Vollständigkeit geprüft, und Monate ohne Kassa- oder Kartenbelege werden nicht stillschweigend akzeptiert, sondern beim Mandanten bestätigt. Der Kontoabgleich bleibt dabei unverzichtbar. Er ist nur nicht die ganze Kontrolle.
Häufige Fragen
Für Vorgänge, die über das betriebliche Bankkonto laufen, ja. Barzahlungen, Ausgaben vom Privatkonto, Einzelumsätze in Kreditkarten- oder Zahlungsdienstleister-Abrechnungen sowie Verrechnungen ohne Geldfluss erfasst er nicht oder nur als Sammelbetrag.
Nur über die Kassa selbst: Kassabestand, Kassabuch oder die Daten der Registrierkasse, ergänzt um eine Bestätigung des Mandanten, wenn in einem Monat keine Barbelege angefallen sind. Ein Vergleich mit Vormonaten zeigt zusätzlich, ob regelmäßige Ausgaben plötzlich fehlen.
Weil sie nur den Gesamtbetrag der Monatsabrechnung zeigt. Zu welchen Einzelumsätzen Belege vorliegen müssen, ergibt sich erst aus der Kreditkartenabrechnung, die deshalb als eigener Beleg angefordert werden sollte.
Ja, vor allem bei Einzelunternehmern, die erfahrungsgemäß auch privat zahlen. Eine regelmäßige, konkrete Nachfrage findet mehr als die Hoffnung, dass der Mandant von sich aus daran denkt.
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Der Mandant ist sicher, dass er die Belege geschickt hat. Die Kanzlei hat nichts. Meistens haben beide recht – und der Grund liegt im Eingangsweg, nicht beim Menschen.