Eingangsrechnung, Ausgangsrechnung, Kassa, Bank: warum die Belegart am Eingang entschieden werden sollte
In der Buchhaltung wird jeder Beleg einer Belegart zugeordnet: Eingangsrechnung, Ausgangsrechnung, Kassabeleg oder Bankbeleg. Von dieser Zuordnung hängt ab, welche Prüfungen greifen, auf welches Konto gebucht wird und mit welchem Steuercode der Beleg in BMD oder RZL übergeben wird. Wird die Belegart erst bei der Erfassung geklärt, entstehen Rückfragen, falsche Buchungskreise und Importfehler. Einfacher ist es, die Belegart beim Eingang festzulegen – anhand von Aussteller, Empfänger und Zahlungsweg, nicht anhand des Aussehens.
Warum die Belegart mehr ist als eine Ablagefrage
Die Unterscheidung zwischen Eingangsrechnung (ER), Ausgangsrechnung (AR), Kassa und Bank wirkt wie eine Frage der Ordnung. Tatsächlich entscheidet sie über den weiteren Weg eines Belegs: - Welche Anforderungen gelten – bei einer Eingangsrechnung etwa die Pflichtangaben nach § 11 UStG als Voraussetzung für den Vorsteuerabzug, bei einer Ausgangsrechnung zusätzlich die lückenlose Rechnungsnummernfolge. - In welchen Buchungskreis der Beleg gehört und gegen welches Konto er gebucht wird. - Mit welchem Steuercode er beim Import in BMD oder RZL übergeben wird. Ein falsch klassifizierter Beleg ist deshalb kein Ablagefehler, sondern ein Buchungsfehler, der sich durch alle folgenden Schritte zieht.
Die vier Belegarten im Überblick
Eingangsrechnung: Ein Lieferant stellt dem Mandanten eine Leistung in Rechnung. Maßgeblich sind Aussteller, Empfänger und die Pflichtangaben, von denen der Vorsteuerabzug abhängt. Ausgangsrechnung: Der Mandant stellt selbst eine Rechnung aus. Hier zählt neben den Pflichtangaben vor allem die fortlaufende Nummerierung – Lücken in der Nummernfolge sind ein klassisches Prüfungsthema. Kassabeleg: Belege zu Barbewegungen in der Kassa des Mandanten, etwa Barverkäufe aus der eigenen Registrierkasse oder bar bezahlte Einkäufe. Entscheidend ist, dass die Kassa lückenlos dokumentiert ist. Bankbeleg: Kontoauszüge und Umsatzlisten. Sie sind kein Ersatz für die zugrunde liegende Rechnung, sondern der Nachweis der Zahlung.
Wo die Zuordnung in der Praxis kippt
Der Kassenbon, der keiner ist: Ein Beleg mit RKSV-Signatur und QR-Code sieht aus wie ein Kassabeleg. Er stammt aber häufig aus der Registrierkasse eines Lieferanten – etwa vom Baumarkt oder der Tankstelle – und ist aus Sicht des Mandanten ein Einkauf, also eine Eingangsrechnung, in der Regel eine Kleinbetragsrechnung bis 400 Euro. Ein Kassabeleg aus der eigenen Kassa ist er nur, wenn der Mandant selbst der Aussteller ist. Der QR-Code allein sagt darüber nichts. Die eigene Rechnung im Posteingang: Mandanten leiten häufig eigene Ausgangsrechnungen weiter, etwa als Kopie oder in einem Sammel-PDF mit Eingangsrechnungen. Ohne Abgleich mit dem Aussteller landet die Ausgangsrechnung im Stapel der Eingangsrechnungen. Die bar bezahlte Eingangsrechnung: Eine Lieferantenrechnung, die bar bezahlt wurde, bleibt eine Eingangsrechnung. Die Barzahlung betrifft die Kassa, nicht die Belegart der Rechnung. Der Bankauszug als Belegersatz: Ist nur die Abbuchung vorhanden, fehlt die eigentliche Rechnung. Der Kontoauszug wird dann gelegentlich als Beleg erfasst, obwohl er die Rechnung nicht ersetzt.
Woran sich die Belegart am Eingang festmachen lässt
Das Aussehen eines Belegs ist ein schlechter Indikator. Verlässlicher sind drei Fragen: 1. Wer ist der Aussteller? Stimmen Name oder UID mit den Stammdaten des Mandanten überein, handelt es sich um eine Ausgangsrechnung oder einen Beleg aus der eigenen Kassa. Andernfalls um eine Eingangsrechnung. 2. Wer ist der Empfänger? Ist der Mandant als Empfänger genannt, spricht das für eine Eingangsrechnung. 3. Wie wurde bezahlt? Die Zahlungsart ordnet den Beleg der Kassa oder der Bank zu, ändert aber nichts daran, ob es sich um eine Eingangs- oder Ausgangsrechnung handelt. Diese Reihenfolge ist wichtig. Wer zuerst nach dem Erscheinungsbild entscheidet – Kassenbon, also Kassa –, ordnet systematisch falsch zu.
Warum der Eingang der richtige Zeitpunkt ist
Wird die Belegart erst bei der Buchung geklärt, liegt der Beleg oft schon Tage oder Wochen in der Kanzlei. Unklarheiten führen dann zu Rückfragen beim Mandanten, der sich an den Vorgang nicht mehr erinnert. Fällt eine falsche Zuordnung erst beim Import oder beim Abschluss auf, betrifft die Korrektur bereits gebuchte Daten. Am Eingang dagegen reicht ein Abgleich mit den Stammdaten des Mandanten. Ist die Zuordnung eindeutig, laufen die passenden Prüfungen automatisch mit. Ist sie es nicht, lässt sich die Frage klären, solange der Beleg noch frisch ist.
Häufige Fragen
In der Praxis österreichischer Kanzleien werden meist vier unterschieden: Eingangsrechnungen, Ausgangsrechnungen, Kassabelege und Bankbelege. Dazu kommen Sonderformen wie Gutschriften oder Eigenbelege, die einer dieser Gruppen zugeordnet werden.
Nein. Der QR-Code zeigt nur, dass der Beleg aus einer Registrierkasse nach RKSV stammt. Ob es sich aus Sicht des Mandanten um einen Beleg aus der eigenen Kassa oder um einen Einkauf handelt, ergibt sich aus dem Aussteller.
Weil sie bestimmt, in welchen Buchungskreis der Beleg gehört und mit welchem Steuercode er übergeben wird. Eine falsche Belegart führt zu falschen Buchungen oder zu Fehlern beim Import.
Mandanten ordnen erfahrungsgemäß nach dem Erscheinungsbild zu, was zu den beschriebenen Fehlern führt. Zuverlässiger ist ein Abgleich mit den Stammdaten beim Eingang, der die Zuordnung vorschlägt und nur unklare Fälle zur Rückfrage stellt.
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