Kassabelege in der Kanzlei: woran man erkennt, ob die Kassa eines Monats vollständig ist
Ob die Kassa eines Monats vollständig ist, lässt sich nicht an einem einzelnen Beleg erkennen, sondern an drei Gegenproben: Der Kassastand am Monatsende ergibt sich rechnerisch aus Anfangsbestand, Einnahmen und Ausgaben, die Beleg- oder Bonnummern der Registrierkasse sind lückenlos, und der Monat passt zu den Vormonaten. Fehlt eine dieser Proben, ist die Kassa nicht belegt, sondern nur abgegeben. Die Kanzlei sollte das beim Eingang prüfen und nicht erst bei der Buchung.
Warum die Kassa schwerer zu prüfen ist als das Bankkonto
Beim Bankkonto liefert der Kontoauszug die Gegenprobe: Zu jeder Buchung muss ein Beleg existieren. Bei der Kassa gibt es diese Gegenprobe nicht. Einnahmen und Ausgaben werden dort zuerst vom Mandanten selbst erfasst, und was nicht erfasst wurde, hinterlässt keine Spur. Die Kanzlei erhält deshalb bei der Kassa einen Stapel, dessen Vollständigkeit sie nicht aus einer zweiten Quelle ableiten kann. Sie muss sie aus der Kassa selbst ableiten.
Drei Gegenproben, die sich beim Eingang prüfen lassen
1. Der Kassastand geht auf Anfangsbestand plus Bareinnahmen minus Barausgaben ergibt den Endbestand. Weicht dieser vom gemeldeten oder gezählten Kassastand ab, fehlen Belege oder Eintragungen. Die Abweichung zeigt nicht, welche, aber dass etwas fehlt. 2. Die Nummernfolge ist lückenlos Registrierkassen vergeben fortlaufende Belegnummern. Fehlt in der Folge der Tagesumsätze oder der Ausgabenbelege eine Nummer, ist das ein konkreter Hinweis auf einen fehlenden oder stornierten Beleg, den der Mandant erklären sollte. 3. Der Monat passt zu den Vormonaten Ein Gastronomiebetrieb mit halbem Umsatz im Hochsommer oder ohne einen einzigen Wareneinkauf in bar ist auffällig. Der Vergleich mit den Vormonaten ersetzt keine Prüfung, zeigt aber, wo nachgefragt werden sollte.
Was bei Monaten ohne Barbelege gilt
Es gibt Mandanten, die kaum bar zahlen. Ein Monat ohne Kassabelege ist dann plausibel, aber nicht belegt. Üblich und sinnvoll ist eine ausdrückliche Rückmeldung des Mandanten, dass im Monat keine Barvorgänge angefallen sind. Ein leerer Monat ohne Rückmeldung ist für die Kanzlei nicht unterscheidbar von einem Monat, in dem die Belege vergessen wurden.
Typische Lücken in der Praxis
- Kleine Barausgaben: Parkscheine, Porto, Kleineinkäufe werden nicht aufgehoben. - Belege von Thermopapier: Der Bon ist am Monatsende bereits verblasst, wenn er nicht rechtzeitig fotografiert wurde. - Privatentnahmen und Einlagen: Bargeld wird entnommen oder eingelegt, ohne dass dies in der Kassa vermerkt wird, und der Kassastand geht deshalb nicht auf. - Stornos und Retouren: Der Gegenbeleg fehlt oder wurde nicht mitgeschickt. - Mehrere Kassen: Zweitkasse, Handkassa oder Kassa einer Filiale werden getrennt geführt und nur eine wird geliefert.
Was sich am Eingang festlegen lässt
Die Vollständigkeit der Kassa lässt sich am besten verbessern, indem der Eingang die Gegenproben selbst verlangt: Kassastand zum Monatsende, Hinweis auf Monate ohne Barvorgänge, Auffälligkeiten in der Nummernfolge. Fehlt eine Angabe, geht die Rückfrage sofort an den Mandanten und nicht erst, wenn der Kassabericht gebucht werden soll. Das verhindert keine bewusst unvollständige Lieferung. Es sorgt aber dafür, dass die Verantwortung für die Vollständigkeit dort bleibt, wo sie liegt, und dass der Mandant ausdrücklich bestätigt hat, was er geliefert hat.
Häufige Fragen
Am Kassastand, der rechnerisch nicht aufgeht, an Lücken in der fortlaufenden Belegnummerierung der Registrierkasse und an Auffälligkeiten im Vergleich zu den Vormonaten.
Für die Prüfung der Vollständigkeit nicht. Zusätzlich wird der Kassastand zum Monatsende benötigt, damit sich der Endbestand rechnerisch nachvollziehen lässt.
Der Mandant sollte das kurz bestätigen. So lässt sich ein leerer Monat von einem vergessenen Monat unterscheiden und die Bestätigung bleibt dokumentiert.
Bei Belegen aus einer Registrierkasse enthält er die Signaturdaten nach RKSV. Ist er vollständig lesbar, lässt sich der Beleg maschinell auslesen und eindeutig zuordnen. Bei Fotos sollte er deshalb nicht angeschnitten sein.
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